KONGRESOVÉ SLUŽBY

1. KONGRESOVÝ CESTOVNÝ RUCH

1.1. Podstata a rozvoj kongresového cestovného ruchu

1.2. Medzinárodné organizácie kongresového cestovného ruchu

2. KONGRESOVÉ PODUJATIA

2.1. Klasifikácia kongresových podujatí: kongres, sympózium,

konferencia, seminár, work shop, ve¾trh, salón

2.2. Národný a medzinárodný kongres

3. KONGRESOVÉ ZARIADENIA A ICH VYBAVENOS

3.1. Typológia kongresových zariadení: kongresové haly,sály,

konferenèné miestnosti a ich kapacita

3.2. Vybavenos kongresových zariadení: základné a doplnkové,

konferenèné a spoloèenské priestory, didaktická technika, tlmoènícke zariadenia

4. INFRAŠTRUKTÚRA KONGRESOVÝCH STREDÍSK

4.1. Lokalizácia kongresových zariadení

4.2. Základná a doplnková vybavenos kongresových stredísk:

ubytovacie, stravovacie, spoloèensko - zábavné a kultúrne

4.3. Vplyv základnej a doplnkovej vybavenosti na vo¾bu kongre sových podujatí

4.4. Vplyv lokalizácie kongresových zariadení a infraštruktu rálnej vybavenosti

5. KONGRESOVÉ SLUŽBY CESTOVNÉHO RUCHU

5.1. Kancelária kongresového CR

5.2. Odborný a spoloèenský program kongresových podujatí

5.3. Pred a po kongresové aktivity

5.4. Komplexnos a podmienenos kongresových služieb

5.5. Personálne a materiálne zabezpeèenie kongresových podujatí

5.6. Scénar zabezpeèenia kongresových podujatí

6. EFEKTÍVNOS KONGRESOVÝCH PODUJATÍ

6.1. Meranie efektívnosti kongresových podujatí

6.2. Vplyv kongresových podujatí na efektívnos, využívanie

kapacít hotelov, rast objemu tržieb

6.3. Vplyv kongresov na rozvoj infraštruktúry miest

1.1. PODSTATA A ROZVOJ KONGRESOVÉHO CR

DEFINÍCIA "cestovný ruch".

- CR je doèasná zmena miesta pobytu.

- CR je cestovanie a prebývanie mimo miesta trvalého bydliska, spravidla vo vo¾nom èase (pre KCR to N e p l a t í), a to za úèelom rekreácie, rozvoja poznanie (toto pre KCR JE DÔLEŽITÉ!) a spojenia medzi ¾uïmi.

Z obsahového vymedzenia CR (za akým úèelom sa robí) vyplývajú FUNKCIE:

- ekonomická,

- rekreaèno-zdravotnícka,

- kultúrno-poznávacia,

- vedeckoinformaèná

- politickovýchovná.

DRUHY CR - èlenenie pod¾a kritérií:

A. miesta realizácie (miesto = štát)

- domáci CR - úèastníci neprekraèujú štátne hranice

- zahranièný CR - príjazdy a výjazdy za hranice príslušného štátu. ZAHRANIÈNÝ CR pod¾a vzahu k národném,u hospodárstvu delíme na:

- AKTÍVNY ZCR - príjazdy zahranièných klientov . Je prínosom platobných prostriedkov - valú a devíz pre navštívený štát a pruspieva k aktívnej platobnej bilancii.

- PASÍVNY ZCR - vycestovanie, výjazdy vlastných obèanov do zahranièia a ich pobyt v zahranièí. Predstavuje výdaj platobných prostriedkov (valút a devíz), zaažuje valutové rezervy štátu je teda pasívnou stránkou platobnej bilancie.

Súhrn všetkých druhov ZCR oznaèujeme pojmom MEDZINÁRODNÝ CR.

FORMY CR

- vychádzajú zo zamerania CR na uspokojovanie urèitých konkrétnych potrieb úèastníkov. Od iných potrieb sa odlišujú hlavne zvýšenými nárokmi na spôsob realizácie a zabezpeèenie služieb /kvalitu a kvantitu/.

Klasifikácia foriem pod¾a typov CR - resp. funkcií:

 

 

 

 

1.1. PODSTATA A ROZVOJ K CR

KONGRESOVÝ CR je organizovanie kongresov, konferencií, sympózií, seminárov, výstav a ve¾trhov. Zahàòa aj INCENTÍVNY = motivaèný, stimulaèný CR a služobné (pracovné) cesty.

KCR sa napåòa vedecko-informaèná funkcia. Umožòuje výmenu skúseností, získavanie nových poznatkov, informácií a skúseností, nadväzovanie pracovných kontaktov medzi odborníkomi o oblastí technických a spoloèenských vied.

KCR tiež napåòa funkciu kultúrno-poznávaciu. Úèastníci kongresových podujatí sa zoznamujú s miestom, regiónom a krajinou, kultúrnymi a historickými pamiatkami, zvykmi, tradíciami ap.

KCR má svoj význam aj v ekonomike - je to efektívna forma organizovaného CR, keï výdavky úèastníkov CR sú takmer trikrát vyššie ako bežného turistu. Vyplýva to :

- úèastníci KCR využívajú ubytovacie a stravovacie služby vyššieho štandardu,

- navštevujú atraktívne zariadenia CR,

- zúèastòujú sa na rôznych spoloèenských, gastronomických, zábavných, športových a iných podujatiach ap.

KCR má sezónny charakter - výhodou oproti rekreaèným sezónam je, že 52 % kongresových podujatí sa organizuje v mesiacoch máj - jún a september - október.

KONGRES - latin. congresus - znamená spoloèné stretnutie, spoloèný kontakt.

DEFINÍCIA - Je to kvalifikované fórum pre kvalifikovanú diskusiu smerujúcu ku kvalifikovaným výsledkom. Používa sa na širšie oznaèenie konferencie, sympózia, odbornej výstavy, ve¾trhu, seminára a ïalších odborných podujatí, napr. kolokvia (úzko špecializovaná vedecká diskusia), aktív (schôdza èelných vedeckých funkcionárov), odborných a firemných dní, burzy novej techniky ap. Môžeme ich oznaèi ako KONGRESOVÉ PODUJATIA - èo je f o r m a realizácie K CR.

Pre kongresové podujatia je charakteristické:

- majú špecificky pripravený, obyèajne vedecký program spojený s rokovaním,

- sú zabezpeèené služby pre úèastníkov.

Úèastníci sa stretávajú na urèitom mieste s konkrétnym cie¾om na nieko¾ko dni. Rokovania majú istú dobu trvania a pobyt na nich je aspoò jedno prenocovanie dlhší ako trvanie kongresu.

KONGRES je podujatie osobitného, najèastejšie medzinárodného významu. Poèet úèastníkov je obyèajne okolo 300. Rokovanie sa uksutonuje v pléne alebo v menších pracovných skupinách - sekciách, blokoch. Výsledky rokovania majú teoretický, vedecký, prakticky, politicky alebo spoloèenský význam.

KONFERENCIA - podujatie s domácou, príp. aj zahraniènou úèasou, do 300 úèastníkov. Priebeh rokovania je podobný ako v kongrese. Výsledky rokovania sú obsiahnuté v záveroch, protokole alebo v uznesení. Po ich podpísaní alebo odsúhlasení sú ZÁVÄZNÉ.

SYMPÓZIUM odborné alebo vedecké rokovanie a domácou al. zahraniènou úèasou. Má tematický pracovný charakter a do 300 úèastníkov, Pri rokovaní dochádza k VÝMENE názorov, poznatkov a skúseností.

SEMINÁR užšie pracovné rokovanie zamerané na oboznámenie sa s aktuálnymi úlohami a problémami, ktoré sú predmetom praktickej alebo teoretickej èinnosti zainteresovaných úèastníkov. Do 50 ¾udí.

PROGRESÍVNE FORMY výmeny informácií z rôznych oblastí hospodárskeho a spoloèenského života, rozvoja vzájomnje obchodnej spolupráce, a to sú: výstavy, ve¾trhy, komerèné prezentácie (promotion) a pracovné dielne (workshopy). Organizujú sa obyèajne v spojení s tradiènými kongresovými podujatiami

Úèastníci incentívneho CR sa stali osobitným segmentom (vyèleneným úsekom) K CR od 80 tych rokov. Incentíva - z latinského slova incendere znamená: zapáli, podnieti, nadchnú.

Úèas na oncentívnom CR je ODMENOU - prémiou víazom incentívnej súaže, ktorú organizuje zamestnávate¾skú podnik.

SLUŽOBNÉ CESTY (pracovné) predstavujú najväèší podiel úèasti na K CR.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KLASIFIKÁCIA konngresových podujatí

a) TÉMATICKÉ ZAMERANIE - politické, ekonomické, technické a iné.

b) ŠTRUKTÚRA ÚÈASTNÍKOV - národné a medzinárodné

medzinárodné - organnizujú medzinárodné organizácie a zúèastòujú sa na jednom podujatí zástupcovia najmenej troch národov. Pri menšom poète sú to podujatia so zahraniènou úèas ou. Kongresové mestá: Paríž, Viedeò, Londýn, Brusel, Ženeva, Berlín, Singapur, Štrassburg, Amsterdam, Madrid a Washington.

c) POÈETNOS ÚÈASTNÍKOV -

malé: do 100 osôb,

stredné: do 200 osôb,

ve¾ké: nad 200 osôb

V medzinárodnom poòatí je to:

malé do 100 osôb

stredné do 1000 osôb

ve¾ké nad 1000 osôb.

V európskom poòatí dochádza k poklesu záujmu po ve¾kých a rastie záujem po malých kongresoch. Vplyvom novej, zdokonalenej techniky sa dåžka kongresových podujatí skracuje a ponuka je ove¾a nároènejšia (vedecká a technická).

d) VÝZNAM - miestne, regionálne, národné - republikové, medzinárodné - kontinentálne a svetového významu.

e) MOŽNOS ÚÈASTI

- uzavreté (obmedzená úèas, poèet a štruktúra úèastníkov)

- otvorené (verejne prístupné, úèas na nich sa zabezpeèuje propagáciou))

f) HLAVNÝ CIE¼ A VÝZNAM

- informaèné: zamerané na výmenu informácií

- zamerané na výmenu informácii a prijatie rozhodnutiao riešení vybraného problému.

g) SPÔSOB ORGANIZÁCIE

- organizované v hotelových alebo špecializovaných zariadeni ach (kongresové centrá, paláce, sály)

- pohyblivé/putovné . organizavané na námorných a rieènych lodiach, lietadlách : TELEKONGRESY - TELEKONFERENCIE- relatívne nové cez telekomunikaèné spojenia.

Potvrdením významu podujatia musia by VÝSLEDKY konrétnej èinnosti jeho úèastníkov, uplatòovanie nových prograsívnych prvkov, metód a postupov. Rastúca potreba získavania nových infomácií vyvoláva potrebu organizova odborné podujatia . Rastúca špecializácia vyvoláva potrebu ïalšieho vzdelávania.

Dôležité sú aj PRÍJMY z kongresových podujatí. Pozostávajú

- z priamych výdavkov úèastníkov

- nepriamych výdavkov (za nákup tovaru a služieb mimo miesta alebo zariadenia konania podujatia)

Na výstavách a ve¾ytrhoch ide o výdavky vystavovate¾ov v mieste konania a výdavky súvisiace s prenájmom výstavných stánkov (kóji). Kongresové podujatia - hlavne výstavy a ve¾trhy - sú významným hospodárskym èinite¾om a faktorom zamestnanosti v mestách a regiónoch.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. KONGRESOVÉ ZARIADENIA A ICH VYBAVENOS

Poskytovanie kongresovýc služieb si vyžaduje existenciu špecifických materiálno-technických podmienok:

- vhodné priestory na rokovanie a ich zázemie

- ubytovacie a stravovacie zariadenia

- zariadenia na efektívne strávenie VÈ po rokovaniach

Zariadenia KCR je vhodné lokalizova do zodpovedajúceho sociálno -ekonomického a turistického prostredia. Rokovacie priestory sú situované nielen vo vybraných ubytovacích zariadenia, ale aj vo vysokoškolských inštitúciách, viacúèelových halách atï.

3.1. Typológia kongresových zariadení

Kongresové centrá

Kongresové paláce

Kongresové haly

- sú špecializované zariadenia pre rozvoj KCR. Okrem možností rokova poskytujú úèastníkom služby:

- ubytovacie

- stravovacie

- doplnkové (animaèné vo VÈ)

Trh KCR nie je v súèasnosti organizovaný jednotne. Zariadenia KCR sú samostatné podnikate¾ské subjekty a v jednotlivých štátoch i medzi štátmi navzájom vystupujú ako konkurenti. Rokovacie miestnosti majú rôznu kapacitu a musia ma aj vhodné TECHNICKÉ VYBAVENIE. Priestory majú umožni prístup telesne postihnutým, vytvori pódium alebo taneèný partket - teda musia ma VIACÚÈELOVÉ POUŽITIE.

Základné technické vybavenie:

zvukotesné steny, vynikajúca akustika, ozvuèenie a osvetlenie, klimatizácia, interiér bez prekážok - bez podporných ståpov, farebne zladený, pohodlné stoly a stolièky.

Pri usporadúvaní TELEKONGRESOV je dôležitá ponúkaná informaèná technológia. Telekongresy sú nároèné na spojovaciu techniku. Hlavná rokovacia sála musí by zvukovo avizuálne napojená na ïalšie sály vo ved¾ajších miestach (miestnostiach). Pre úèastníkov znamenajú úsporu cestovného, pobytových výdavkov, èasu a umožòujú vysokú úèas.

 

 

 

3.2. Vybavenos kongresových zariadení

Vybavenie musí:

a) u¾ahèi slovný prejav reèníkov

b) umožni názornos výkladu reèníkov

Používajú sa na to rôzne technické zariadenia a prístroje.

FLIP CHART (sada listov papierov s rozmermi 60x90 cm upevnená na stojane a píše sa na ne fixovými ceruzami

diaprojektor

filmový projektor

epidiaskop

spätný projektor

magnetofón a diktafón

videoprojektor

LCD panel - spätná projektor doplnený o LCD panel umožòujúci prenáša obraz z obrazovky poèítaèa na premietacie plátno

projekèný stolík

laserové ukazovadlo

zvukové zosilovacie zariadenie

tlmoènícke a prekladate¾ske zariadenie

špeciálne lektronické zariadenia atï.

TRADIÈNÉ POMÔCKY - tabu¾a, krieda - bezprašná, dvojrozmerné obrazy a grafy, farebné fixy ap.

Funkènos technických pomôcok a zariadení si vyžaduje aj pripravu NÁHRADNÝCH DIELOV na opravu, prípadne REZERVNÉ káble, lampy, poistky, rozvody.

Rokovacie priestory musia ma VHODNÉ ZÁZAMIE t.j. umožòujúce èinnos pracovníkov organizátyora podujatia a realizaènej skupiny sprostredkovate¾a služieb, pisárok, mástupcov médií - talèe, rozhlasu, TV, tzv. presscentrum, prípravu referujúcich úèastníkov. Patria sem aj šatne, umyvárne a toalety.

Ubytovacie a astravovacie zariadenia musia poskytova širokú paletu kvalitných hotelových aj pohostinských služieb. Zariadenia na trávenie VÈ musia zase uspokojova nároky úèastníkov na spoloèenské a športové vyžitie sa.